Suite à l’annonce que la grande finale de l’Eurovision sera – pour la première fois – diffusée dans 500 cinémas à travers le Royaume-Uni, voici la deuxième édition de notre regard continu sur les coulisses de l’Eurovision de cette année.
Vous êtes-vous déjà demandé ce que cela devait être de faire partie de l’équipe d’organisation de l’un des événements musicaux les plus emblématiques au monde ?
Susan Gibson, responsable des événements de la ville, fait partie de la petite équipe qui supervise les activités de la ville hôte de l’Eurovision à Liverpool. Elle explique ici comment plus de 20 ans d’expérience dans la gestion d’événements peuvent vous préparer au mastodonte qu’est l’Eurovision.
Anxieux et excité résume à peu près mon état émotionnel en ce moment ! Et c’est le cas depuis que nous avons appris en octobre 2022 que nous aurions l’honneur d’accueillir l’Eurovision au nom de l’Ukraine.
J’ai commencé à travailler sur le projet bien avant que nous ne remportions l’appel d’offres et j’étais chargé d’examiner les sites opérationnels possibles et de m’assurer que nous cochions toutes les cases logistiques qui nous mettraient en lice pour organiser un événement de cette envergure.
Ce fut une période intense mais tellement gratifiante que notre travail acharné a porté ses fruits, mais nous n’avons pas eu le temps de nous prélasser dans la gloire de la victoire et nous avons commencé à courir dans la journée qui a suivi sacrée ville hôte du Royaume-Uni.
Il est juste de dire que tant que vous ne vivez pas et ne respirez pas l’Eurovision, vous ne réalisez pas l’ampleur de cet événement.
Et en tant que ville, nous ne nous facilitons pas la tâche. Nous sommes toujours incroyablement ambitieux avec ce que nous voulons réaliser. Chaque ville hôte doit fournir un certain nombre d’éléments tels qu’un village Eurovision, un accueil chaleureux et un programme de volontariat. Mais cela ne nous suffit pas. Nous devons toujours surdimensionner nos événements.
Par exemple, notre village fait désormais partie d’un festival culturel de deux semaines qui présentera de toutes nouvelles commandes culturelles et verra des artistes basés au Royaume-Uni travailler aux côtés d’artistes ukrainiens. Et il va sans dire que nous ajouterons bien sûr plus à notre longue liste de choses à faire et organiserons un programme de musique et de divertissement en direct sur dix jours et dix nuits.
Pour arriver à ce point en mai, une énorme quantité de travail se déroule dans les coulisses et en tant que responsable de l’événement, j’ai besoin d’avoir un œil sur tout. Avec le village, les plans peuvent changer quotidiennement, voire toutes les heures, et cela a des ramifications sur tant d’aspects différents.
Situés sur notre magnifique Pier Head, et avec une capacité d’environ 15 000 personnes à tout moment, nous devons constamment réfléchir à l’impact de ce que nous faisons sur les entreprises et les résidents de cet endroit – par exemple, comment assurons-nous notre trafic les plans de gestion n’empêchent-ils pas une entreprise de recevoir ses livraisons de stock essentielles et quotidiennes ? Quelles stratégies de gestion du bruit pouvons-nous mettre en place qui n’auront pas d’impact néfaste sur les résidents et les bureaux à proximité, mais qui à leur tour n’impacteront pas le plaisir des visiteurs de notre village ?
Ce n’est pas la seule chose à faire – nous avons dû nommer des sous-traitants pour la sécurité, le site et la production, l’intendance, l’infrastructure de l’événement et la durabilité. Et en même temps, nous planifions également le contenu du village – quelle musique et quels divertissements peuvent être programmés, comment fonctionneront les concessions, combien de toilettes seront nécessaires. Ensuite, il y a les longues discussions sur le transport et la façon dont les visiteurs se rendront sur le site et en reviendront…. c’est une liste sans fin !
Et bien sûr, à chaque étape de ce voyage de planification d’événements, l’Ukraine et ses habitants traversent chaque fil, ce qui élève encore plus notre besoin de livrer tout ce que nous avons prévu.
J’ai travaillé dans le domaine de l’événementiel pendant 23 ans et pour le conseil municipal de Liverpool pendant 18 ans, je suis donc bien versé dans la gestion des défis que l’organisation d’un événement majeur peut vous lancer. Mais l’une des grandes choses avec l’Eurovision est le temps. En mai, nous aurons eu un peu plus de six mois pour livrer quelque chose qui prendrait normalement environ 18 mois dans la planification et la livraison. Chaque jour, je pousse pour obtenir des décisions sur la ligne afin que je puisse passer à l’élément suivant.
La planification est essentielle et l’équipe de Liverpool s’est vraiment imposée. La ville elle-même a cette expérience d’événements majeurs, donc à partir d’octobre, toutes les agences, de la police et des fournisseurs de transport aux autoroutes et aux services de sécurité, sont toutes naturellement tombées dans des rôles auxquels nous sommes habitués lorsqu’il s’agit d’organiser et de coordonner des activités d’envergure.
C’est une opération astucieuse qui a été remarquée par des organismes externes et nous sommes devenus un véritable exemple pour la planification d’événements à travers le Royaume-Uni. La vitesse à laquelle nous pouvons livrer est impressionnante, mais surtout, ce rythme rapide ne signifie pas que nous négligeons les détails les plus fins ou que nous écourtons les virages – bien au contraire. Nous sommes médico-légaux dans notre approche – lorsque vous traitez avec un grand nombre de personnes, vous devez être sûr que vous prenez les bonnes décisions en toute sécurité.
L’Eurovision est dévorante dans le meilleur sens du terme, et j’ai l’impression que je ne prends pas l’air très souvent en ce moment, car je suis tellement investi dans la planification. Mais de temps en temps, je me permets de penser à mai et à la cérémonie d’ouverture et au lancement du village – voir tout le travail acharné de l’équipe prendre vie. C’est un peu surréaliste pour être honnête.
Nous avons déjà fait un travail incroyable et je sais que nous rendrons tout le monde fier lorsque nous pourrons montrer tout ce que Liverpool a à offrir et à quel point nous sommes amicaux et accueillants ici.
Nous sommes déterminés à faire de ce spectacle un moment inoubliable, et nous allons le faire avec style, comme Liverpool le fait toujours.
